Khảo sát trụ sở
Kiểm tra số tầng, phòng ban, thang máy, lối xe và khối lượng tài sản.
KIẾN VÀNG · DI DỜI CƠ QUAN / ĐƠN VỊ
Chuyển
CƠ QUAN
HỒ SƠ · TÀI SẢN · PHÒNG BAN · THIẾT BỊ
Dịch vụ chuyển cơ quan được tổ chức theo hướng kiểm soát từng nhóm tài sản: khảo sát, lập sơ đồ phòng ban, đánh mã hồ sơ – tài sản, đóng gói, tháo lắp hạng mục phù hợp, bốc xếp, vận chuyển và bàn giao tại trụ sở mới.
HỒ SƠ TRIỂN KHAI
01 / 06
ĐƠN VỊPHÂN PHÒNG BAN
TÀI SẢNĐÁNH MÃ
HỒ SƠĐÓNG GÓI
ĐIỀU PHỐIBỐC XẾP
ĐÚNG PHÒNG · ĐÚNG NHÓM · ĐÚNG THỨ TỰ
01PHÂN PHÒNG BANTài sản theo từng bộ phận
02ĐÁNH MÃHồ sơ, thùng, tủ, thiết bị
03ĐIỀU PHỐIĐiểm đi – xe – điểm đến
04BÀN GIAOĐưa đúng khu tại trụ sở mới
DỊCH VỤ CHUYỂN CƠ QUAN
Di dời một trụ sở là di dời cả hệ thống tài sản và hồ sơ
Mỗi phòng ban có tài sản riêng, tài liệu riêng và thứ tự bàn giao riêng.
Chuyển cơ quan không chỉ là chuyển bàn ghế và máy tính. Một đơn vị có thể có hồ sơ lưu trữ, tài liệu chuyên môn, thiết bị văn phòng, tủ tài liệu, máy in, tài sản chung, tài sản theo phòng, khu tiếp dân, phòng họp, phòng lãnh đạo và nhiều vật dụng nhỏ gắn với từng bộ phận.
Nếu tất cả được đóng chung mà không có hệ thống nhận diện, việc kiểm tra tại trụ sở mới sẽ mất nhiều thời gian. Cách phù hợp hơn là phân phòng ban – đánh mã – lập danh sách – đóng gói – vận chuyển – bàn giao theo khu.
Với hồ sơ nội bộ, tài liệu mật, con dấu, tiền mặt hoặc thiết bị chứa dữ liệu quan trọng, cơ quan nên chỉ định cán bộ phụ trách riêng. Kiến Vàng tập trung vào phần đóng gói, bốc xếp và vận chuyển thuộc phạm vi đã thống nhất; các tài sản nhạy cảm cần được quản lý theo quy định nội bộ của đơn vị.
PHẠM VI CÔNG VIỆC
Đầy đủ các hạng mục trong một đợt chuyển cơ quan
Lập sơ đồ phòng ban
Xác định khu hành chính, kế toán, lãnh đạo, lưu trữ, kỹ thuật và các phòng chuyên môn.
Đánh mã tài sản
Tủ, thùng, bàn, ghế, máy tính và thiết bị được nhận diện theo khu.
Đóng gói hồ sơ
Đóng theo tủ, phòng ban hoặc cách quản lý nội bộ đã thống nhất.
Đóng gói thiết bị
Máy tính, màn hình, máy in và phụ kiện được chia theo bộ.
Tháo lắp nội thất
Bàn, tủ, kệ và hạng mục phù hợp được xử lý theo hiện trạng.
Bốc xếp
Đưa tài sản lên xe theo thứ tự và nhóm phòng ban.
Vận chuyển
Điều phối phương tiện theo khối lượng và điều kiện hai đầu.
Bàn giao
Tài sản được đưa về đúng khu vực tại trụ sở mới để dễ đối chiếu.
MÃ TÀI SẢN MẪUHC-02-17
PHÒNG BANHÀNH CHÍNH
TẦNG02
SỐ KIỆN17
ĐIỂM ĐẾNKHU HÀNH CHÍNH
HỆ THỐNG MÃ
Một ký hiệu nhỏ có thể giảm rất nhiều nhầm lẫn
Khi cơ quan có nhiều phòng ban, mỗi nhóm tài sản nên có mã riêng. Mã có thể dựa trên tên phòng, tầng, số thứ tự hoặc khu nhận. Cách mã hóa cụ thể không cần phức tạp, chỉ cần thống nhất trước và dễ hiểu với người phụ trách.
Ví dụ HC-02-17 có thể được hiểu là Hành chính – tầng 2 – kiện số 17. Tại trụ sở mới, chỉ cần nhìn mã để biết thùng nên đưa về khu nào.
HỒ SƠ & TÀI LIỆU
Đóng gói theo đúng logic lưu trữ hiện có
AHỒ SƠ ĐANG SỬ DỤNG
Nên được đánh dấu để có thể mở và đưa vào vận hành trước.
BHỒ SƠ LƯU TRỮ
Đóng theo năm, tủ hoặc bộ phận để giữ nguyên trật tự.
CHỒ SƠ NHẠY CẢM
Nên có cán bộ được chỉ định trực tiếp quản lý và bàn giao.
DTÀI LIỆU KHỔ LỚN
Bản vẽ, sơ đồ hoặc tài liệu đặc thù cần cách đóng phù hợp.
ECON DẤU / TIỀN MẶT
Không nên đưa vào lô vận chuyển thông thường; đơn vị tự quản lý.
FDỮ LIỆU ĐIỆN TỬ
Thiết bị lưu trữ quan trọng cần có nhân sự nội bộ hoặc IT quản lý.
QUY TRÌNH 8 BƯỚC
Từ trụ sở cũ đến trụ sở mới
Tiếp nhận
Địa chỉ, số phòng ban, thời gian và nhu cầu chính.
Khảo sát
Khối lượng, tầng, lối đi, thang máy và điểm đỗ xe.
Phân nhóm
Chia tài sản theo phòng ban và chức năng.
Đánh mã
Nhận diện thùng, tủ, thiết bị và khu nhận.
Đóng gói
Hồ sơ, thiết bị và đồ nhỏ theo hệ thống mã.
Bốc xếp
Đưa tài sản lên xe theo thứ tự.
Vận chuyển
Di chuyển tới trụ sở mới.
Bàn giao
Đưa đúng phòng và kiểm tra theo nhóm.
ĐIỀU PHỐI
Một đầu mối cho mỗi phòng ban
01
Hành chính
Phụ trách tài sản chung, vật tư và hồ sơ hành chính.
02
Kế toán
Hồ sơ, chứng từ và thiết bị nên có người phụ trách riêng.
03
Phòng chuyên môn
Tài sản và hồ sơ được bàn giao theo chức năng.
04
IT / kỹ thuật
Thiết bị mạng, dữ liệu và hạng mục chuyên sâu cần nhân sự chuyên môn phối hợp.
CHECKLIST 14 ĐIỂM
Trước ngày chuyển cơ quan
01Chốt sơ đồ phòng ban tại trụ sở mới.
02Thống kê bàn, ghế, tủ và thiết bị.
03Chỉ định đầu mối từng phòng.
04Phân loại hồ sơ đang dùng và lưu trữ.
05Tách hồ sơ mật và tài sản nhạy cảm.
06Đánh mã máy tính và phụ kiện.
07Kiểm tra thang máy và giờ vận chuyển.
08Chốt vị trí xe tại hai đầu.
09Chuẩn bị khu nhận tại trụ sở mới.
10Xác định thiết bị cần IT phụ trách.
11Tách đồ thanh lý hoặc không mang theo.
12Chụp hiện trạng nội thất cần tháo.
13Chốt khu cần hoạt động trước.
14Kiểm tra từng phòng sau khi bốc xong.
CHI PHÍ CHUYỂN CƠ QUAN
Tính theo khối lượng công việc thực tế
Chi phí phụ thuộc số phòng ban, lượng tài sản, số hồ sơ, tầng, thang máy, khoảng cách bốc xếp, đóng gói, tháo lắp, phương tiện và tiến độ cần hoàn thành.
GỌI 0965.40.78.79 →01Khối lượng tài sảnBàn ghế, tủ, hồ sơ, thiết bị.
02Số phòng banMức độ phân loại và bàn giao.
03Điều kiện bốc xếpTầng, thang máy, quãng đường bê.
04Đóng góiThùng, vật tư và số nhóm hồ sơ.
05Tháo lắpBàn, tủ, kệ và nội thất phù hợp.
06Phương tiệnLoại xe theo lượng đồ thực tế.
07Tiến độThời điểm bàn giao và vận hành lại.
KINH NGHIỆM THỰC TẾ
Cách tổ chức một đợt chuyển cơ quan ít nhầm lẫn hơn
Giữ nguyên logic hồ sơ đang sử dụng
Nếu hồ sơ đang được sắp theo năm, loại tài liệu hoặc phòng ban, cách tốt nhất là giữ nguyên logic đó khi đóng. Mỗi thùng có thể ghi mã tủ và số thứ tự để khi đến nơi mới dễ đặt lại.
Không để tài sản nhạy cảm đi chung với đồ thông thường
Con dấu, tiền mặt, hồ sơ mật, dữ liệu quan trọng và vật có yêu cầu quản lý nội bộ nên được cơ quan tự quản lý thông qua người được chỉ định.
Máy tính cần đi theo đúng người hoặc đúng bàn
Với nhiều bộ máy giống nhau, chỉ nhìn bằng mắt rất khó phân biệt. Mã nhân viên hoặc mã vị trí làm việc giúp CPU, màn hình và phụ kiện đi cùng nhau.
Chuẩn bị trụ sở mới trước khi xe đến
Nếu phòng ban đã được dán tên hoặc mã từ trước, đội bốc xếp có thể đưa tài sản thẳng vào đúng khu, tránh tập kết toàn bộ ở hành lang hoặc sảnh.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Trước khi đặt dịch vụ chuyển cơ quan
Có cần khảo sát trước không?
Với cơ quan có nhiều phòng ban, hồ sơ hoặc điều kiện bốc xếp phức tạp, khảo sát giúp xây dựng phương án sát thực tế hơn.
Có hỗ trợ đóng gói hồ sơ không?
Có thể đóng theo hệ thống phân loại đã thống nhất. Hồ sơ mật hoặc đặc biệt quan trọng nên có cán bộ phụ trách riêng.
Có chuyển máy tính và thiết bị văn phòng không?
Có thể vận chuyển sau khi được đánh mã và đóng gói phù hợp. Hạng mục IT chuyên sâu cần nhân sự kỹ thuật phối hợp.
Có hỗ trợ tháo bàn, tủ, kệ không?
Tùy cấu tạo và hiện trạng, các hạng mục phù hợp có thể tháo để thuận tiện vận chuyển.
Có thể chuyển theo từng phòng ban không?
Có. Đây là cách phù hợp để giảm nhầm lẫn và hỗ trợ bàn giao tại trụ sở mới.
Chi phí dựa trên những yếu tố nào?
Khối lượng tài sản, số phòng ban, số tầng, thang máy, đóng gói, tháo lắp, phương tiện và tiến độ.
KIẾN VÀNG · CHUYỂN CƠ QUAN
Cần khảo sát trước khi chuyển trụ sở?
Gửi hình ảnh hiện trạng, số phòng ban và địa chỉ đi – đến để trao đổi phương án.