Theo phòng ban
Hành chính, kế toán, nhân sự, kinh doanh, pháp chế hoặc bộ phận chuyên môn.
KIẾN VÀNG · DOCUMENT RELOCATION
HỒ SƠ
Đóng gói & vận chuyển
HỒ SƠ
TÀI LIỆU
LƯU TRỮ · ĐÁNH MÃ · ĐÓNG THÙNG · BÀN GIAO
Dịch vụ dành cho cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng và đơn vị có nhu cầu đóng gói – di chuyển số lượng lớn hồ sơ, tài liệu, chứng từ và tài sản lưu trữ. Trọng tâm là giữ nguyên hệ thống phân loại từ điểm đi đến kho hoặc địa điểm mới.
ARCHIVE INDEX
HS-2026-A01
PHÒNG BANHÀNH CHÍNH
NHÓMHỒ SƠ LƯU TRỮ
KHU NHẬNKHO A
THỨ TỰ01 / 24
GIỮ NGUYÊN THỨ TỰ LƯU TRỮ
01PHÂN LOẠITheo phòng ban, năm, tủ hoặc nhóm hồ sơ
02ĐÁNH MÃThùng và vị trí nhận có ký hiệu rõ
03VẬN CHUYỂNGiữ nhóm tài liệu theo hệ thống
04BÀN GIAOĐưa đúng kho, kệ hoặc khu lưu trữ
ĐÓNG GÓI & VẬN CHUYỂN HỒ SƠ
Hồ sơ cần được chuyển theo “trật tự lưu trữ”, không chỉ theo số lượng thùng
Một thùng hồ sơ có thể nhìn giống nhau, nhưng nội dung bên trong lại thuộc những phòng ban, năm và mục đích sử dụng khác nhau.
Với cơ quan và doanh nghiệp, hồ sơ thường đang được sắp theo một logic nhất định: theo năm, theo phòng ban, theo mã khách hàng, theo loại chứng từ, theo tủ hoặc theo từng dự án. Nếu khi chuyển địa điểm mà tất cả tài liệu bị gom lại, việc sắp xếp lại tại kho mới có thể mất rất nhiều thời gian.
Cách phù hợp là giữ nguyên logic đang sử dụng. Ví dụ, một tủ gồm 5 ngăn có thể được chia thành các thùng theo từng ngăn và đánh số thứ tự. Khi tới nơi mới, các thùng được đưa về đúng khu, sau đó có thể sắp lại theo thứ tự gần giống ban đầu.
Kiến Vàng tập trung vào phần phân nhóm – đóng thùng – đánh mã – bốc xếp – vận chuyển – đưa đúng khu nhận. Những tài liệu mật, con dấu, tiền mặt, dữ liệu đặc biệt quan trọng hoặc hồ sơ có yêu cầu kiểm soát riêng nên được đơn vị chỉ định người trực tiếp quản lý.
5 CÁCH PHÂN LOẠI
Chọn cách đánh mã phù hợp với hệ thống hiện có
Theo năm
Phù hợp với hồ sơ được lưu theo năm tài chính hoặc năm phát sinh.
Theo tủ / kệ
Giữ nguyên cấu trúc tủ hiện tại để dễ tái lập ở điểm mới.
Theo loại hồ sơ
Chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án hoặc nhóm khác.
Theo mức độ ưu tiên
Hồ sơ đang dùng, hồ sơ lưu kho và nhóm cần mở trước.
MÃ HỒ SƠ MẪU
KT-2025-07
Một mã đơn giản có thể thể hiện phòng ban, năm và số kiện. Ví dụ KT-2025-07 có thể hiểu là Kế toán – năm 2025 – kiện số 07.
Cách mã hóa thực tế nên do đơn vị thống nhất trước để phù hợp với hệ thống quản lý nội bộ.
PHÒNG BANKT
NĂM2025
KIỆN07
KHO NHẬNB-02
ĐÓNG GÓI HỒ SƠ
Thùng vừa tải trọng sẽ tốt hơn thùng quá lớn
AHỒ SƠ GIẤY
Dùng thùng phù hợp trọng lượng, tránh đóng quá nặng khiến khó bốc xếp.
BFILE / BÌA CÒNG
Giữ theo thứ tự, hướng đặt và nhóm tài liệu nếu cần.
CHỒ SƠ ĐANG DÙNG
Đánh dấu “mở trước” để có thể đưa vào sử dụng sớm.
DTÀI LIỆU KHỔ LỚN
Bản vẽ, sơ đồ hoặc tài liệu kích thước đặc biệt cần cách đóng riêng.
EHỒ SƠ NHẠY CẢM
Nên có người được chỉ định trực tiếp kiểm soát và bàn giao.
FHỒ SƠ LƯU KHO
Ưu tiên mã rõ ràng để nhập kho theo khu hoặc kệ.
QUY TRÌNH 8 BƯỚC
Từ tủ hồ sơ cũ đến kho lưu trữ mới
Khảo sát
Xác định số tủ, lượng hồ sơ và khu lưu trữ.
Phân nhóm
Chia theo phòng ban, năm hoặc cách quản lý hiện tại.
Lập mã
Thống nhất mã thùng và khu nhận.
Đóng thùng
Giữ trật tự và kiểm soát tải trọng.
Niêm / đánh dấu
Áp dụng theo yêu cầu nội bộ nếu có.
Bốc xếp
Đưa thùng lên xe theo nhóm.
Vận chuyển
Di chuyển tới địa điểm lưu trữ mới.
Bàn giao
Đưa đúng kho, khu hoặc vị trí đã chỉ định.
BẢO MẬT & QUẢN LÝ NỘI BỘ
Những tài liệu nhạy cảm cần có đầu mối của đơn vị
Không phải mọi hồ sơ đều nên xử lý giống nhau. Những tài liệu mật, con dấu, chứng từ quan trọng, hồ sơ nhân sự đặc biệt, thiết bị chứa dữ liệu hoặc tài sản có yêu cầu kiểm soát nội bộ nên được tách khỏi luồng vận chuyển thông thường.
Đơn vị nên chỉ định cán bộ chịu trách nhiệm kiểm soát từ khi đóng, bàn giao lên xe và nhận lại tại địa điểm mới.
01CON DẤUĐơn vị tự quản lý.
02TIỀN MẶTKhông đưa vào lô vận chuyển thông thường.
03HỒ SƠ MẬTCần cán bộ được chỉ định phụ trách.
04DỮ LIỆU ĐIỆN TỬNên có IT hoặc người chuyên trách.
SƠ ĐỒ KHO NHẬN
Đến nơi mới, mỗi nhóm hồ sơ phải biết mình “đi đâu”
KHU AHÀNH CHÍNHTủ A01–A08
KHU BKẾ TOÁNTủ B01–B12
KHU CNHÂN SỰTủ C01–C06
KHU DLƯU TRỮHồ sơ ít dùng
CHECKLIST 14 ĐIỂM
Trước ngày đóng gói và vận chuyển hồ sơ
01Chốt tổng số tủ hoặc khu lưu trữ.
02Chọn cách phân loại hồ sơ.
03Thống nhất mã thùng.
04Tách hồ sơ đang sử dụng.
05Tách hồ sơ mật hoặc nhạy cảm.
06Chỉ định người phụ trách từng nhóm.
07Chuẩn bị khu nhận tại điểm mới.
08Kiểm tra thang máy, lối bốc xếp.
09Chốt vị trí xe tại hai đầu.
10Không đóng thùng quá nặng.
11Đánh dấu thùng cần mở trước.
12Giữ danh sách mã thùng.
13Chốt người nhận tại điểm đến.
14Đối chiếu sau khi bàn giao.
CHI PHÍ DỊCH VỤ
Tính theo số lượng hồ sơ và khối lượng công việc thực tế
Chi phí phụ thuộc số lượng thùng, số tủ, cách phân loại, vật tư đóng gói, điều kiện bốc xếp, tầng, thang máy, quãng đường vận chuyển và yêu cầu bàn giao.
GỌI 0965.40.78.79 →01Số lượng hồ sơSố tủ, số thùng, tổng tải trọng.
02Phân loạiMức độ chia nhóm và đánh mã.
03Đóng góiThùng và vật tư cần sử dụng.
04Bốc xếpTầng, thang máy, khoảng cách ra xe.
05Vận chuyểnKhoảng cách giữa hai địa điểm.
06Bàn giaoSố khu, số kệ hoặc vị trí nhận.
KINH NGHIỆM THỰC TẾ
Cách chuyển một kho hồ sơ lớn mà vẫn giữ được trật tự
Không tháo hồ sơ khỏi hệ thống trước khi có mã
Trước khi lấy tài liệu ra khỏi tủ, nên xác định tủ đó thuộc phòng ban nào, đang lưu theo năm hay theo loại hồ sơ. Sau đó mới thiết lập cách đánh mã cho từng thùng.
Đừng đóng sách và hồ sơ giấy vào thùng quá lớn
Giấy có trọng lượng cao. Thùng quá lớn có thể trở nên rất nặng, khó di chuyển và dễ biến dạng trong quá trình bốc xếp.
Nhóm đang sử dụng nên tách riêng
Hồ sơ cần dùng ngay tại điểm mới nên có ký hiệu “mở trước”. Nhờ vậy đơn vị không phải tìm kiếm giữa hàng chục hoặc hàng trăm thùng.
Khu lưu trữ mới nên có sơ đồ trước khi xe tới
Nếu kệ hoặc khu đã được đánh tên A, B, C, D từ trước, thùng có thể được đưa thẳng vào đúng khu thay vì tập kết toàn bộ ở sảnh.
Giữ một danh sách mã độc lập
Ngoài nhãn dán trên thùng, nên có một bảng danh sách riêng ghi mã thùng, phòng ban, nhóm hồ sơ và vị trí nhận để thuận tiện đối chiếu.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Trước khi đặt dịch vụ vận chuyển hồ sơ tài liệu
Có nhận đóng gói số lượng lớn hồ sơ không?
Có thể tiếp nhận theo số lượng, cách phân loại và điều kiện thực tế tại địa điểm.
Có thể đánh mã từng thùng không?
Có thể tổ chức theo hệ thống mã đã thống nhất với đơn vị để hỗ trợ bàn giao tại điểm mới.
Hồ sơ mật xử lý thế nào?
Nên có cán bộ được đơn vị chỉ định trực tiếp quản lý. Không nên đưa hồ sơ nhạy cảm vào luồng vận chuyển thông thường nếu quy định nội bộ không cho phép.
Có nhận chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ không?
Có thể vận chuyển và đưa về khu nhận theo phạm vi công việc đã thống nhất.
Có hỗ trợ bốc xếp từ tầng cao không?
Cần khảo sát tầng, thang máy, cầu thang và khoảng cách từ khu lưu trữ tới vị trí xe.
Chi phí dựa trên yếu tố nào?
Số lượng hồ sơ, số thùng, cách phân loại, vật tư, bốc xếp, quãng đường và yêu cầu bàn giao.
KIẾN VÀNG · HỒ SƠ & TÀI LIỆU
Cần chuyển kho hồ sơ hoặc tài liệu lưu trữ?
Gửi hình ảnh hiện trạng, số lượng tủ và địa chỉ đi – đến để trao đổi phương án.