HÀ NỘI

Cách tổ chức một buổi chuyển văn phòng gọn và ít nhầm lẫn

Điều đầu tiên nên làm là xác định ai chịu trách nhiệm cho từng khu. Người phụ trách không nhất thiết phải trực tiếp đóng đồ, nhưng nên biết tài sản nào thuộc bộ phận mình và vị trí mới của chúng ở đâu. Khi có câu hỏi trong quá trình vận chuyển, đội triển khai có thể trao đổi với đúng đầu mối thay vì phải chờ một người quản lý toàn bộ công ty.

Tiếp theo là xử lý hồ sơ. Nếu hệ thống tủ đang được sắp theo năm, loại chứng từ hoặc phòng ban thì nên giữ nguyên logic này. Thùng hồ sơ có thể ghi mã tủ và số thứ tự. Khi đến nơi mới, việc đưa tài liệu trở lại tủ sẽ dễ hơn nhiều so với việc gom chung rồi phân loại lại.

Máy tính cũng nên có mã riêng. Một văn phòng có hàng chục bộ máy cùng kiểu dáng rất khó phân biệt bằng mắt. Mã người sử dụng, mã bàn hoặc mã phòng ban giúp CPU, màn hình và phụ kiện đi cùng nhau. Những thiết bị chứa dữ liệu quan trọng, máy chủ hoặc hạ tầng mạng chuyên sâu nên được nhân sự IT hoặc đơn vị kỹ thuật phù hợp quản lý.

Đối với bàn làm việc và tủ lớn, cần xem xét lối đi, cửa, thang máy và kích thước thực tế trước khi tháo. Không phải món nào cũng cần tháo, và không phải cấu tạo nào cũng phù hợp để tháo lắp nhiều lần. Việc khảo sát trước giúp lựa chọn cách xử lý hợp lý hơn.

Ở văn phòng mới, khu vực nhận đồ nên được chuẩn bị trước. Nếu có thể, dán tên phòng hoặc mã bộ phận ở cửa. Khi xe tới, nhân sự vận chuyển có thể đưa từng kiện thẳng về khu tương ứng, tránh tạo một “núi đồ” ở sảnh rồi lại phải chuyển lần hai.